Wichtige Arbeiten zum Jahresende: Prüfung der Arbeitszeitaufzeichnungen und Durchführung der Deckungsprüfung für Überstunden
Zum Jahresabschluss stehen Themen wie steuerfreie Überstundenzuschläge, Überstundenpauschalen und die Deckungsprüfung im Fokus. Der Artikel bietet einen Überblick über steuerliche Regelungen und praktische Tipps, um rechtliche und finanzielle Anforderungen effizient zu erfüllen.
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Was ist eine Überstunde und wann ist ein Überstundenzuschlag steuerfrei?
Werden Grenzen der gesetzlichen Normalarbeitszeit überschritten, liegt im Allgemeinen eine Überstunde vor. Für Überstunden gebührt laut Arbeitszeitgesetz zusätzlich zum Überstundengrundlohn ein Zuschlag in Höhe von 50%, darüber hinaus können Kollektivverträge noch höhere /weitere Zuschläge regeln (zB Sonntagszuschläge mit 100%). Im Einkommenssteuergesetzt (EstG) gibt es für diese Überstundenzuschläge Befreiungsbestimmungen. Das bedeutet, dass die Zuschläge unter bestimmten Voraussetzungen und bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei belassen werden können.
Wir unterscheiden nun in steuerlicher Sicht bei den Überstundenzuschlägen in
- Überstundenzuschläge für Werktage untertags und
- Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge („SFN-Zuschläge“)
Für Überstunden die werktags zu üblichen Arbeitszeiten untertags geleistet werden, kann der Freibetrag nach § 68 Abs. 2 EStG angewendet werden. Dieser Freibetrag gilt monatlich für maximal 10 Überstunden im Ausmaß von höchstens 50% des Grundlohnes, darf maximal jedoch 120,00 EUR pro Monat betragen.
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Für die Jahre 2024 und 2025 gibt es eine befristete Erhöhung dieses Freibetrages auf 18 Überstunden im Ausmaß von höchstens 50% des Grundlohnes, maximal jedoch 200,00 EUR pro Monat. Wichtig für die Steuerfreiheit der Überstundenzuschläge ist, dass diese tatsächlich geleistet werden.
Für SFN-Zuschläge sieht das EStG einen weiteren Freibetrag nach § 68 Abs. 1 EStG vor. Dieser gilt in der Höhe von 400,00 EUR pro Monat für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge und für SEG-Zulagen (Schmutz-/Erschwernis-/Gefahrenzulagen) gemeinsam. Arbeitet ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin überwiegend auch in der Nacht (Hinweis: von steuerlicher Nacht wird im Zeitraum von 19 – 7 Uhr gesprochen), dann erhöht sich dieser Freibetrag auf EUR 600 pro Monat (§ 68 Abs. 6 EStG).
Weitere Zuschläge, welche über den genannten Freibeträgen liegen, müssen steuerpflichtig abgerechnet werden.
Pauschale Abgeltung von Überstunden
Leisten Beschäftigte Überstunden kann die Entlohnung nach tatsächlich geleisteten Überstunden erfolgen oder auch pauschal abgegolten werden. Eine solche Überstundenpauschale kann dann sinnvoll sein, wenn Beschäftigte regelmäßig Überstunden leisten. Die pauschale Entlohnung von Überstunden ist vorab zu definieren und zu vereinbaren. Es gibt aber auch ein paar wenige Kollektivverträge, die für bestimmte Dienstnehmer eine pauschale Verfügung vorsehen, wenn regelmäßig Überstunden geleistet werden.
Bei einer Überstundenpauschale wird vereinbart, dass beispielsweise jeden Monat 20 Überstunden inkl. Zuschläge abgegolten werden. Ob diese Überstunden tatsächlich geleistet werden oder nicht ist für die Abgeltung unerheblich.
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Auch bei Überstundenpauschalen ist für die Beurteilung der Steuerfreiheit nach § 68 Abs. 1 und 2 EStG notwendig, dass die Überstunden tatsächlich geleistet wurden. Dies ist insbesondere bei Gleitzeitvereinbarungen schwer feststellbar.
Die vertragliche Gestaltung kann sehr individuell erfolgen. Für eine Überstundenpauschale ist es allerdings notwendig – im Gegensatz zur All-In Vereinbarung – eine konkrete Anzahl an Überstunden vorher zu definieren. Die Pauschale (Überstundengrundentlohnung und Zuschlag) ist immer zusätzlich zur kollektivvertraglichen Mindestentlohnung zu verstehen. Die Vereinbarung dann für unbestimmte Zeit oder auch befristet abgeschlossen werden, beispielsweise für die Dauer eines Projektes. Wird für eine pauschale Entlohnung vereinbart ist diese einzuhalten, auch wenn ein Dienstnehmer in einzelnen Monaten keine Überstunden leistet. Es kann jedoch ein Widerruf vereinbart werden. Dieser ermöglicht es, dass die pauschale Entlohnung nicht mehr stattfinden muss. Wird kein Widerruf vereinbart, ist auch grundsätzlich dann kein einseitiger Widerruf möglich, wenn sich die tatsächliche Leistung der Überstunden verringert oder entfällt.
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In Ausnahmenfällen (zB Eintritt einer Schwangerschaft) ist auch ohne vorherige Vereinbarung ein einseitiger Widerruf zulässig. Bei Fragen zu Möglichkeiten eines Widerrufs von Überstundenpauschalen stehen wir gerne beratend zur Verfügung!
Da Überstundenpauschalen Teile des Entgelts sind, sind diese auch bei sämtlichen Ansprüchen nach Maßgabe des jeweiligen Entgeltbegriffs einzubeziehen (z.B. Urlaubsentgelt, Abfertigung, usw.). Ob diese Pauschalen auch bei Sonderzahlungen einzubeziehen sind, ist abhängig vom anzuwenden Kollektivvertrag bzw. der getroffenen Vereinbarung.
Bei einer echten All-in-Vereinbarung erhalten Mitarbeiter monatlich laufend ein überkollektivvertragliches Gesamtentgelt, das neben dem Grundlohn bzw Grundgehalt auch andere Entgeltbestandteile wie zB Mehr- und Überstunden samt Zuschlägen, aber auch andere Zulagen, Zuschläge, sowie Reisezeiten, Wegzeiten, Bereitschaftszeiten etc abdecken kann. Bei überkollektivvertraglicher Entlohnung wäre auch die Vereinbarung zulässig, Sachbezüge (zB Privatnutzung E-Kfz) zur Pauschalabdeckung von Überstunden heranzuziehen.
Seit dem 01.01.2016 muss das Grundgehalt/der Grundlohn für die einzelvertraglich vereinbarte Normalarbeitszeit betragsmäßig in der abgeschlossenen All-in-Vereinbarungen angeführt werden (§ 2 Abs 2 Z 9 iVm § 2g AVRAG). Wird dies irrtümlich unterlassen, gilt nicht das typischerweise avisierte kollektivvertragliche Grundgehalt/der kollektivvertragliche Grundlohn als vereinbart, sondern das „ortsübliche Entgelt“ (idR kollektivvertragliche Grundgehalt/der kollektivvertragliche Grundlohn zzgl der branchen- und ortsüblichen Überzahlungen) am Arbeitsort für vergleichbare Mitarbeiter vergleichbarer Arbeitgeber.
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Um jedenfalls eine korrekte Deckungsrechnung (siehe Details dazu weiter unten) durchführen zu können, bedarf es daher auch bei einer All-In Vereinbarung der korrekten Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen, da anderenfalls nur schwer festgestellt werden kann, ob und in welchem Ausmaß Mehr- und Überstundenarbeit erbracht worden ist.
Da die Höhe des Grundgehaltes/des Grundlohnes ausschlaggebend für die Höhe der Überzahlung und somit des „Deckungsbetrages“ für die Deckungsrechnung ist, können Fehler bei der Formulierung einer All-In-Vereinbarung mitunter teuer werden. Etwaige kollektivvertragliche Sonderbestimmungen, wie jene im Kollektivvertrag für Handelsangestellte, müssen berücksichtigt werden und sollten jedenfalls auch für spätere Beweiszwecke schriftlich festgehalten werden.
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Unsere Expert:innen unterstützen Sie sehr gerne bei der Vereinbarung einer korrekten und vor allem für Ihr Unternehmen passenden All-In-Klausel. Wir empfehlen, bei Teilzeitbeschäftigten die Abgeltung der Mehrarbeit in den Arbeitsverträgen so zu regeln, dass Mehrarbeitszuschläge (25%) oder – aufgrund der aktuellen Entwicklungen in der EuGH-Rechtsprechung – gar Überstundenzuschläge (50%) hintangehalten werden.
Deckungsprüfung
Werden mit Dienstnehmern Überstundenpauschalen oder All-In Verträge vereinbart, ist es ratsam, dass die Einhaltung der korrekten Gesamt-Entlohnung auch überprüft wird. Dies ist in Form einer sog. Deckungsprüfung (=Vergleichsrechnung) möglich. Mit dieser Vergleichsrechnung wird kontrolliert, ob der Dienstnehmer die Überstunden entsprechend den arbeits- und kollektivvertraglichen Regelungen entlohnt bekam. Hierfür werden die geleisteten Überstunden den gezahlten Pauschalentgelten gegenübergestellt (Überstundenpauschalen oder All-In). Leistete der Dienstnehmer mehr Überstunden als entlohnt wurden, müssen diese am Ende des Betrachtungszeitraums bezahlt werden. Als Betrachtungszeitraum wird, mangels anderer Vereinbarung, immer ein Kalenderjahr angesehen. Ein anderer Betrachtungszeitraum kann allerdings mit dem Beschäftigten vereinbart werden.
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Auch bei pauschaler Entlohnung für Mehrleistungen ist eine exakte Aufzeichnung von Mehr- bzw. Überstunden unumgänglich, um eine korrekte Deckungsprüfung durchführen zu können.
Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag zur korrekten Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen.
Überschreitet die Anzahl der geleisteten Überstunden die Anzahl der von der Pauschale abgegoltenen Stunden ist dem Beschäftigten die Differenz nachzuzahlen. Ein Rückverrechnen zu viel bezahlter Pauschalen ist allerdings nicht erlaubt. Sollte sich im Zuge der Prüfung herausstellen, dass das kollektivvertragliche Mindestentgelt unterschritten wurde, so läge ohne rechtzeitige Nachzahlung eine Unterentlohnung im Sinne des LSD-BG (Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz) vor.
Bei Durchführung der Deckungsprüfung ist auf besondere kollektivvertragliche Überstundenteiler und Überstundenzuschläge zu achten. Außerdem ist auch zu überprüfen, ob das pauschale Entgelt auch das Überstundenentgelt für Nichtleistungszeiten (zB Urlaubs, Krankenstand) abdeckt.
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Bei der Deckungsrechnung sind auch Mehr- und Überstunden, die in das Ausfallsentgelt für Nichtleistungszeiten mit einzubeziehen sind, zu berücksichtigen!
Bei der Deckungsprüfung handelt es sich um eine arbeitsrechtlich erforderliche Maßnahme, um zu überprüfen, ob alle geleisteten Überstunden auch tatsächlich abgegolten wurden. Für die Begünstigungen nach § 68 Abs. 1 oder 2 EStG ist die Kontrolle notwendig, ob die Überstunden auch tatsächlich geleistet wurden. Nur dann können die Zuschläge für die Überstunden auch steuerfrei behandelt werden. Dafür ist bei All-In Verträgen in den Lohnsteuerrichtlinien ein eigener Teiler für die Ermittlung der steuerfreien Überstundenzuschläge vorgesehen.
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Auch wenn für Dienstnehmer die Verpflichtung zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen entfällt (z.B.: leitende Angestellte) könnte diese für Deckungsprüfungen dennoch zweckmäßig sein.
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