Der KFZ-Sachbezug in der Personalverrechnung
Voller Sachbezug
Kann Ihr Dienstnehmer einen firmeneigenen PKW auch für Privatfahrten nutzen, so wird dafür in der Gehalts- bzw. Lohnabrechnung ein steuerpflichtiger und sozialversicherungspflichtiger Sachbezug berücksichtigt. Dieser beträgt grundsätzlich 2 % der Anschaffungskosten – höchstens aber EUR 960 / Monat.
Verminderter Sachbezug: Wenn der CO2-Emissionswert des firmeneigenen PKW bestimmte Grenzwerte nicht überschreitet, so beträgt der Sachbezug 1,5 % der tatsächlichen Anschaffungskosten des PKW – höchstens aber EUR 720 / Monat.
Liegt der CO2-Emissionswert des KFZ bei höchstens 141 g/km (Grenzwert bei Zulassung nach dem 31. März 2020; 118 g/km bei Anschaffung im Jahr 1. Jänner bis 31. März 2020), so beträgt der Sachbezug weiterhin 1,5 % der tatsächlichen Anschaffungskosten des KFZ – höchstens aber EUR 720 / Monat.
Durch das 2020 eingeführte neue WLTP-Messverfahrens ist es zu einer Erhöhung der ermittelten CO2-Emissionswerte kommen:
| Jahr der Erstzulassung | Maximale CO2-Emissionswerte |
| ■ 2021 | 138 Gramm pro Kilometer |
| ■ 2022 | 135 Gramm pro Kilometer |
| ■ 2023 | 132 Gramm pro Kilometer |
| ■ 2024 | 129 Gramm pro Kilometer |
| ■ ab 2025 | 126 Gramm pro Kilometer |
TPA Tipp:
Am Jahresende empfiehlt es sich auch zu überprüfen, ob der volle Sachbezugswert zur Anwendung kommt oder der halbe Sachbezug angesetzt werden kann.
Halber Sachbezug
Bei nachweislicher Privatnutzung des firmeneigenen PKW von im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 500 Kilometer pro Monat kann der halbe Sachbezugswert in Höhe von 1 % bzw 0,75 % der tatsächlichen Anschaffungskosten werden – maximal EUR 480 bzw. EUR 360 / Monat.
Als Nachweis der privat gefahrenen Kilometer kommen außer einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch auch andere geeignete Beweismittel in Betracht. Zu diesen geeigneten Beweismitteln zählen u.a. Belege, Reisekostenabrechnungen für den Dienstgeber, aber auch Kursprogramme mit Kursbesuchsbestätigung von Aus- und Fortbildungsveranstaltungen.
Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuches wird gesetzlich nicht konkretisiert. Aus der Judikatur und Verwaltungspraxis ist ableitbar, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch jedenfalls Reisetag (Datum), Reisedauer (Uhrzeit), Ausgangs- und Zielpunkt der Reise, Reisezweck, Anfangs- und Endkilometerstände und Anzahl der gefahrenen Kilometer festzuhalten hat. Es ist zudem zeitnah und in geschlossener (und daher händischer) Form zu führen.
TPA Tipp:
Das Fahrtenbuch muss hinreichend Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Mit der Anzahl der dienstlich zurückgelegten Kilometer steigt auch die Anforderungen an die Qualität der Aufzeichnungen. Bloße mittels Excel erzeugte Dateien, die nachträgliche Veränderungen ermöglichen, genügen diesen strengen Vorschriften nicht.
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Mini-Sachbezug
Erfolgen Privatfahrten im untergeordneten Ausmaß, kann gegebenenfalls der Mini-Sachbezug basierend auf den nachweislich zurückgelegten privat gefahrenen Kilometern angesetzt werden. Hierzu ist eine Vergleichsrechnung anzustellen:
| CO2-Grenzwert überschritten | CO2-Grenzwert unterschritten | |
| Ohne Chauffeur | 0,67 EUR/Privatkilometer | 0,50 EUR/Privatkilometer |
| Mit Chauffeur | 0,96 EUR/Privatkilometer | 0,72 EUR/Privatkilometer |
Ergibt die Multiplikation der Anzahl der privat gefahrenen Kilometer mit den zutreffenden Cent-Beiträgen je Privatkilometer einen geringeren Wert als den halben Sachbezugswert, so kann dieser geringere Wert angesetzt werden.
TPA Tipp:
Unabdingbare Voraussetzung ist der Nachweis der Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes und lückenloses Fahrtenbuch. Gelingt dieser Nachweis nicht, so kommt es im Zuge der Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge – GPLB zur Nachverrechnung der Lohnabgaben.
KEIN Sachbezug
KEIN Sachbezugswert ist anzusetzen, wenn der Dienstgeber ein Privatnutzungsverbot des firmeneigenen PKW ausgesprochen hat.
TPA Tipp:
Der Dienstgeber hat für die Vermeidung eines Sachbezuges nachweislich mit geeigneten Mitteln für die Wirksamkeit des Privatnutzungsverbotes zu sorgen und dies auch nachweislich ausreichend und genau zu kontrollieren.
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