Die Krux mit den Arbeitsunterlagen bei Mitarbeiterentsendung
Wichtige Änderungen beim grenzüberschreitenden Arbeitseinsatz in Österreich
Mit 1.1.2017 trat das neu geschaffene Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) in Österreich in Kraft. Über die grundlegenden Änderungen, die dieses Gesetz zur Folge hat, haben TPA Lohnsteuer-Experten bereits berichtet:
Aufgrund der hohen Strafen bei Nicht-Einhaltung des Gesetzes bei Entsendungen nach Österreich, soll nun noch einmal gesondert auf die Auswirkungen bei einem grenzüberschreitenden Arbeitseinsatz von Arbeitnehmern hingewiesen werden.
LSD-BG: Auch für ausländische Arbeitgeber relevant
Die neuen gesetzlichen Maßnahmen und Bestimmungen gelten sowohl für inländische Arbeitgeber als auch für ausländische Unternehmen, die Arbeitende zur Dienstleistung nach Österreich entsenden oder überlassen.
Auf die inländischen Arbeitgeber wird hier nicht näher eingegangen, da diese ohnehin den gesetzlichen Bestimmungen des österreichischen Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetzes entsprechen müssen. Besonderer Fokus bei Entsendungen nach Österreich gilt daher den Betrieben, die keine Niederlassung in Österreich haben.
Rechtzeitige Meldung an das Finanzamt bei Entsendungen nach Österreich
Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitgeber mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat, in Island, Norwegen, Liechtenstein oder der Schweiz, die Beschäftigung von nach Österreich entsandten Arbeitnehmern und überlassenen Arbeitskräften mittels Online-Formular des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zu melden haben. Die Meldung für jede Entsendung oder Überlassung nach Österreich hat gesondert zu erfolgen.
Nachträgliche Änderungen bei den Angaben der nach Österreich entsendeten Arbeitnehmer sind unverzüglich von den Unternehmen an das Finanzamt zu melden.
Achtung! Auch bei 1-Tages-Dienstreisen kann eine Meldung erforderlich sein
Selbst bei kurzen Dienstreisen nach Österreich müssen ausländische Unternehmer aufpassen, da selbst bei eintägigen Arbeitstätigkeiten in Österreich eine Melde- und Dokumentationspflicht bestehen kann. Die Schwierigkeit bei der vorzeitigen ZKO-Meldung ist, dass im Gesetz keine Mindestaufenthaltsdauer angegeben ist. Das bedeutet, dass auch bei einem dienstlichen Tagestrip eine vorzeitige Meldung bei der Österreichischen Zentralen Koordinationsstelle eingegangen sein muss.
Keine Meldung ist nur in Ausnahmefällen erforderlich , wie die Teilnahme an einer geschäftlichen Besprechung oder an Seminaren/Vorträgen, Messen oder Kongressen/Tagungen und der Arbeitnehmer diese Tätigkeiten nur in geringem Umfang und kurzer Dauer erbringt. Allerdings gibt es auch für die Ausnahmen keine fixen Grenzen.
TPA Tipp für Dienstreisen nach Österreich
Sie müssen Mitarbeiter nach Österreich entsenden und wissen nicht genau, welche Vorschriften dafür einzuhalten sind? Kontaktieren Sie bitte rechtzeitig vor Reiseantritt des Mitarbeiters nach Österreich ihren TPA Experten, um alle erforderlichen Meldungen bei Entsendungen oder Dienstreisen nach Österreich einzuhalten!
Arbeitsunterlagen to go?
Neben der Meldung des Finanzamtes muss der Arbeitgeber auch einige Arbeitsunterlagen am Arbeitsort im Inland während des gesamten Entsendezeitraums bereithalten oder diese den Behörden unmittelbar vor Ort und im Zeitpunkt der Erhebung in elektronischer Form zugänglich machen.
Folgende Arbeitsunterlagen müssen vom ausländischen Arbeitgeber während der gesamten Zeit am Arbeitsort in Österreich für jeden Mitarbeiter bereitgehalten werden.
Das sind zum einen:
- Unterlagen über die Anmeldung des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung (Dokument E 101 oder A 1)
und zum anderen folgende Dokumente in deutscher Sprache (bis auf den Arbeitsvertrag), die ebenfalls unbedingt am Arbeitsort bereitzuhalten sind:
- Arbeitsvertrag oder Dienstzettel,
- Lohnzettel,
- Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege,
- Lohnaufzeichnungen,
- Arbeitszeitaufzeichnungen und
- Unterlagen betreffend die Lohneinstufung
In der Vergangenheit ist es bereits zu einigen Kontrollen und Anzeigen wegen fehlender Unterlagen am Arbeitsplatz gekommen. Die Strafen können dabei durchaus hoch ausfallen.
Bis zu 50.000 Euro Strafe bei unvollständigen Arbeitsunterlagen
Wer als Arbeitgeber die Meldung oder die Meldung über nachträgliche Änderungen bei den Angaben (Änderungsmeldung) nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig durchführt oder die erforderlichen Unterlagen nicht bereithält, begeht eine Verwaltungsübertretung, die mit folgenden Strafzahlungen geahndet werden kann:
- Pro Arbeitnehmer ist eine Geldstrafe von 1.000 Euro bis 10.000 Euro, im Wiederholungsfall von 2.000 Euro bis 20.000 Euro zu bezahlen.
- Sind mehr als drei Arbeitnehmer betroffen, ist für jeden einzelnen Arbeitnehmer mit einer Geldstrafe von 2.000 Euro bis 20.000 Euro zu rechnen, im Wiederholungsfall können sogar 4.000 Euro und bis zu 50.000 Euro gefordert werden.
Das Problem bei dieser Gesetzesnovelle ist, dass es beispielweise bei Tätigkeiten am Bau nicht zumutbar ist, diese Fülle an Arbeitsunterlagen ständig mitzuführen.
Die TPA Lösung für Entsendungen nach Österreich
Der Hinweis, einer möglichen Strafe zu entgehen, liegt in der folgenden Passage aus dem Gesetzestext: „Die Dokumente sind vor Ort […] unmittelbar in elektronischer Form zugänglich […] zu machen.“ TPA bietet daher neben der Beratung, der fristgerechten und für Sie unbürokratischen Meldung beim Finanzamt auch die Bereitstellung aller relevanten Unterlagen für die Entsendung von Mitarbeitern nach Österreich auf einer eigens geschaffenen Online-Plattform. Auf diese kann der jeweilige Mitarbeiter bei einer Kontrolle mittels Smartphone rasch und unkompliziert zugreifen und die geforderten Dokumente vollständig vorzeigen bzw. übergeben.
TPA bietet damit nicht nur Beratung rund um die neuen Bestimmungen des Lohn- und Sozialdumping-Gesetzes für ausländische Unternehmen an, sondern bietet aus einer Hand auch eine praktikable Lösung für das Dilemma mit den ständig verfügbaren Arbeitsunterlagen.
Haben Sie noch Fragen zu Entsendungen von Mitarbeitern nach Österreich?
Für alle weitere Fragen und Informationen stehen Ihnen die TPA Experten für Entsendungen und das Lohn- und Sozialdumpinggesetz gerne zur Verfügung: Schreiben Sie unseren Experten einfach ein E-Mail oder vereinbaren Sie ein Face to Face-Gespräch!
- TPA Steuerberater Wolfgang Höfle
