Verpflichtende E-Rechnung für grenzüberschreitende Leistungen – Verändert das unser gesamtes Geschäftsleben?
„VAT in the Digital Age (ViDA)“, ein Vorschlag der EU-Kommission, von vielen unbemerkt, ist möglicherweise eine Revolution der Wirtschaft. Nach Intention der Kommission soll damit das Mehrwertsteuersystem modernisiert und der Mehrwertsteuerbetrug eingedämmt werden. Damit verbunden sind auch neue Herausforderungen für die Rechnungsausstellung mit e-Invoicing nach ganz bestimmten Standards.
Vorweggenommen sei, dass es sich um einen Vorschlag der Kommission handelt, der mit 01.01.2028 eingeführt werden soll, vom ECOFIN noch beschlossen werden muss und grundsätzlich auch ins nationale Recht umzusetzen ist. Daher sind alle aufgefordert, darüber nachzudenken und Verbesserungen einzubringen.
Was ist ViDa?
VAT in the Digital Age (kurz: ViDA)“ bedeutet übersetzt so viel wie „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“. Die Kommission möchte die fortschreitende Digitalisierung sowohl zur Vereinfachung der Compliance für Unternehmer als auch für Steuererhebungszwecke der Mitgliedstaaten nutzen. Auch die vielen unterschiedlichen Reporting- und die damit einhergehenden teuren Compliance-Verpflichtungen von Unternehmer in den Mitgliedstaaten sind ein Anreiz für eine einheitliche Neuregelung.
Neben der Verpflichtung zur E-Rechnung sowie zum digitalen Reporting für alle grenzüberschreitenden Leistungen ab 01.01.2028 gibt es von der Kommission noch weitere Überlegungen, auf die hier nicht eingegangen werden soll:
E-Rechnung für alle Grenzüberschreitenden Leistungen in der EU und die damit einhergehenden Meldepflichten
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte Rechnung, welche auf einem einheitlichen semantischen Datenmodell mit Syntaxen basiert. Gemäß dem Vorschlag der Kommission sollen pdf.Rechnungen per E-Mail ab 01.01.2028 der Geschichte angehören.
Wann muss eine E-Rechnung erstellt werden?
In Österreich sind e-Rechnungen bisher nur bei Lieferungen und Leistungen an den Bund bzw Stellen der öffentlichen Verwaltung verpflichtend (sogenannte B2G-Umsätze). Im regulären B2B-Bereich sind diese nicht zwingend vorgeschrieben. Werden allerdings elektronische Rechnungen ausgestellt, so sind diese in Österreich dann anerkannt, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung – auch stillschweigend – zustimmt.
Bestehende Meldeverpflichtungen im Binnenmarkt
Einige Mitgliedstaaten haben schon derzeit unterschiedlich ausgestaltete Reporting-Verpflichtungen umgesetzt. Für einen solchen Alleingang bedarf es bisher Sondergenehmigungen der EU, welche allerdings nur befristet sind. In Spanien wurde eine Art „real-time“-reporting eingeführt, wo Rechnungsinformationen nach Ausstellung bzw. Erhalt binnen vier Tagen an die Finanzverwaltung zu melden sind. Auch Italien hat seit kurzem ein verpflichtendes e-Invoicing im B2B-Bereich. Die Rechnungen müssen vor der „Erfassung“ im Rechnungswesen von der Finanzverwaltung freigegeben werden.
E-Rechnungen & digitale Meldepflicht in der Zukunft?
Unternehmer sollen für „grenzüberschreitende“ B2B-Umsätze innerhalb der EU verpflichtend standardisierte strukturierte Rechnungen nach einem einheitlichen Format ausstellen. Statt der bisher bekannten ZM (Zusammenfassende Meldung) sollen bestimmte Daten umsatzbasiert in fast Echtzeit an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Durch diese Informationen auf Umsatzbasis erhoffen sich die Kommission und die Mitgliedstaaten eine verbesserte Steuerkontrolle sowie eine abschreckende Wirkung in Bezug auf Verstöße, welche die Steuereinnahmen verringern.
Beachtlich ist jedenfalls die „sportliche“ Frist, weil die e-Rechnung innerhalb von zwei Tagen nach der Warenlieferung (Übertragung der Verfügungsmacht) oder Erbringung der Dienstleistung auszustellen ist. Zu melden ist diese Leistung in der Folge spätestens zwei Tage nach Rechnungsausstellung, das bedeutet vier Tage nach Ausführung des Umsatzes ist dieser auch entsprechend zu melden. Die Rechnung selbst ist zwar nicht zu melden, es kommt aber de facto zu Meldungen der Umsätze selbst in „Quasi-Echtzeit“. Es ist daher in Zukunft ein sehr rasches Handeln geboten, was vor allem ein gutes, möglichst automatisiertes IT-System erforderlich macht!
Die Meldepflicht soll bestimmte Rechnungsmerkmale betreffen:
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- UID-Nummer des leistenden Unternehmers
- UID-Nummer des leistungsempfangenden Unternehmers
- Menge und Art der Gegenstände bzw Dienstleistung
- Bemessungsgrundlage pro Steuersatz bzw. Steuerbefreiung
- Preis pro Einheit
- Steuersatz
- Steuerbetrag
- IBAN des leistenden Unternehmens
- Zahlungszeitpunkt
- Hinweis auf das Vorliegen einer Gutschrift – wenn zutreffend
- Steuerbefreiung – wenn zutreffend
- Reverse Charge – wenn zutreffend
- Die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung im Falle einer Rechnungsberichtigung – wenn zutreffend
Wird gegen die digitale Meldepflicht – d.h. vollständige Meldung innerhalb der vorgesehenen Frist, dh binnen vier Tagen nach Umsatzausführung – verstoßen, führt dies bei einer ig Lieferung zur Versagung der Steuerbefreiung. Ob – und falls ja wie – eine Sanierung für die Befreiung durch eine spätere korrekte Meldung möglich sein wird, ist noch offen.
Diese Verpflichtungen zur Ausstellung einer e-Rechnung sowie zur digitalen Meldung sollen nur für grenzüberschreitende Sachverhalte gelten. Der Kommissionsvorschlag lässt allerdings den Mitgliedstaaten die Option offen, dass diese dieselben Meldepflichten auch für nationale B2B-Umsätze und/oder B2C-Umsätze vorsehen können. In Deutschland wird beispielsweise bereits über eine Einführung dieser elektronischen Meldepflicht für inländische B2B-Umsätze nachgedacht.
Darüber hinaus soll es aber den Mitgliedstaaten nicht erlaubt sein, weitere Rechnungsmerkmale und Meldepflichten einzuführen.
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Ausblick auf die zukünftigen Entwicklungen
Die Endfassung der Richtlinien-Änderung bleibt noch abzuwarten. Die Zustimmung aller 27 Mitgliedstaaten wird noch heuer angestrebt, wobei dies ein sehr ambitionierter Zeitplan ist, nicht zuletzt aufgrund der erforderlichen Einstimmigkeit. Nach momentanem Stand kann davon ausgegangen werden, dass die grundlegenden Eckpunkte des Kommissionsvorschlags aber wohl bestehen bleiben.
Fazit
Der Vorschlag der EU-Kommission wird möglicherweise ab 2028 nicht nur weitreichende Änderungen des Umsatzsteuersystems bringen, sondern hat das Potential, das gesamte Wirtschaftsleben zu verändern und sogar zu revolutionieren. Aufgrund der damit zur Verfügung stehenden strukturierten Daten sind ganz neue Möglichkeiten sowohl für die Wirtschaft als auch die Verwaltung vorgezeichnet.
Es bleibt zu wünschen, dass zum Wohle einer positiven Entwicklung der Wirtschaft innerhalb Europas es zu keiner Monopolstellung für gewisse Dienstleistungen kommt und dem Datenschutz ausreichend Rechnung getragen wird. Daher ist es mE erforderlich, dass es vor der Umsetzung dieses Richtlinienvorschlages zu einer breiten Diskussion zwischen allen Marktteilnehmern kommt. Auch die technischen Anforderungen sowohl für die e-Rechnungen als auch die elektronischen Meldungen sind noch auf breiter Basis zu diskutieren, damit das Steuerrecht ein Folgerecht bleibt und nicht einzelne Branchen massiv benachteiligt werden.
