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Einführung und Ziele von ViDA
„VAT in the Digital Age“ (ViDA) der EU-Kommission hat das Ziel, das Mehrwertsteuersystem an die digitale Wirtschaft anzupassen, den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen. Es gibt drei zentrale Reformbereiche, die Unternehmer in der EU betreffen:
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Digitale Mehrwertsteuermeldepflichten und elektronische Rechnungsstellung (Digital Reporting Requirements, DRR)
Die „Zusammenfassende Meldung“ wird durch ein digitales Echtzeit-Meldesystem ersetzt. Innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen müssen künftig elektronisch gemeldet werden, und die elektronische Rechnung (e-Invoice) wird zum Standard. Damit möchte die EU sowohl den Verwaltungsaufwand reduzieren als auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen verbessern. Betrug wie der sogenannte Umsatzsteuerkarussellbetrug soll dadurch deutlich erschwert werden. Letztendlich wird die Strukturierung aller Daten für alle erbrachten Leistungen zu einer Revolution in der Verwaltung, bei der Überwachung durch die Finanzverwaltung sowie den Auswertungen der Unternehmer führen.
Plattformwirtschaft (Platform Economy)
Laut ViDA müssen Plattformbetreiber für bestimmte Transaktionen, für Vermietungen oder Fahrdienste, die Mehrwertsteuer direkt einheben und abführen. Plattformen sind digitale Vermittlungsdienste, die Geschäftsbeziehungen zwischen Anbietern und Kunden herstellen. Beispiele hierfür sind Airbnb, das kurzfristige Unterkünfte vermittelt, oder Uber, das als Plattform für Fahrdienstleistungen dient. Ziel ist es, Steuerhinterziehung in diesem Bereich zu minimieren und gleiche Wettbewerbsbedingungen für alle Marktteilnehmer zu schaffen.
Einheitliche EU-Mehrwertsteuerregistrierung (Single VAT Registration)
Aktuell müssen Unternehmen, die in mehreren EU-Staaten tätig sind, in vielen Fällen in jedem Land eine eigene Mehrwertsteuerregistrierung vornehmen. Mit ViDA wird dies vereinfacht: Künftig reicht eine einmalige Registrierung in einem EU-Mitgliedstaat aus, die dann für den gesamten Binnenmarkt gilt. Das senkt den administrativen Aufwand und fördert den grenzüberschreitenden Handel, insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen.
Wichtige Änderungen für österreichische Unternehmer
Aktuell sind folgende Regelungen in Planung und auch vom ECOFIN beschlossen. Die tatsächliche Umsetzung kann freilich davon noch abweichen.
Elektronische Rechnungsstellung und digitale Meldungen
Ab 1. Juli 2030 wird die elektronische Rechnungsstellung für innergemeinschaftliche B2B-Geschäfte verpflichtend. Rechnungen müssen im strukturierten EU-Standardformat EN 16931 vorliegen und in nahezu Echtzeit gemeldet werden. Dies ersetzt die aktuelle „Zusammenfassende Meldung“ und reduziert Fehlerquellen, erfordert jedoch eine Anpassung der IT-Systeme. Eine innerstaatliche Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen bzw. des Empfangs solcher Rechnungen ist anders als in vielen anderen Mitgliedsstaaten aktuell nicht geplant. Deutschland führt dagegen ab 1.1.2025 die elektronische Rechnung für innerstaatliche Leistungen ein.
Plattformbetreiber als Steuerschuldner – Einführung mit 1.7.2028
Plattformen wie Airbnb oder Uber müssen künftig sicherstellen, dass die Mehrwertsteuer für Leistungen korrekt abgeführt wird. Für Unternehmer, die solche Plattformen nutzen, bedeutet das weniger Verwaltungsaufwand bei der Steuererhebung, aber auch strengere Kontrollpflichten, um die Einhaltung zu gewährleisten. Vorerst soll diese Plattformfiktion nur für sonstige Leistungen gelten.
Die Plattform ist Steuerschuldner, wenn der Erbringer keine UID-Nummer vorlegt und nicht erklärt, dass er die Umsatzsteuer erhebt. Mitgliedsstatten könne befreite Kleinunternehmer von der Regelung ausnehmen.
Vereinfachung durch Single VAT Registration – Einführung mit 1.7.2028
Grundsätzlich sollen die Unternehmen nur mehr im Sitzstaat – Ausnahmen davon wird es weiterhin geben – registriert sein: Für Leistungen an Unternehmen sollen im grenzüberschreitenden Geschäft einheitlich das Reverse Charge System anwendbar sein. Für alle Leistungen an Private soll grundsätzlich das OSS System angewendet werden. OSS bedeutet, dass über das österreichische Finanz-Online für alle Mitgliedsstaaten die Umsätze gemeldet werden können und auch die Bezahlung der fälligen Abgaben über die österreichische Finanzbehörde erfolgt.
Für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Aktivitäten entfällt der Aufwand für Mehrfachregistrierungen in der EU. Ein Beispiel: Ein österreichisches Unternehmen, das sowohl in Deutschland als auch in Italien Produkte verkauft, muss sich in keinem weiteren Land registrieren, sondern kann alle Meldungen in Österreich erledigen.
Handlungsempfehlungen für Unternehmer
Systeme und Prozesse überprüfen
Unternehmer sollten ihre bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme auf die ViDA-Anforderungen hin analysieren. Dabei ist zu prüfen, ob diese Systeme die elektronische Rechnungsstellung und das neue Meldeverfahren unterstützen. Gegebenenfalls sind Software-Upgrades notwendig. Auch wenn noch viel Zeit bis zur Umstellung ist, sollten jetzt schon die strategischen Entscheidungen dazu getroffen werden.
TPA unterstützt Sie dabei gerne!
Schulungen für Mitarbeiter
Die neuen Regelungen erfordern geschultes Personal. Steuerteams und Buchhalter sollten mit den Anforderungen an digitale Meldesysteme, elektronische Rechnungen und die korrekte Nutzung von Plattformen vertraut sein, um rechtliche Fehler zu vermeiden.
Zusammenarbeit mit Steuerberater
ViDA bringt erhebliche Änderungen mit sich, die von Fall zu Fall unterschiedlich ausfallen können. Es empfiehlt sich daher, eine:n Steuerberater:in hinzuzuziehen, um maßgeschneiderte Lösungen für das Unternehmen zu entwickeln und eine reibungslose Implementierung der Änderungen zu gewährleisten.
TPA unterstützt Sie dabei gerne!
Fazit
ViDA wird das Mehrwertsteuersystem der EU grundlegend verändern. Unternehmer in Österreich sollten sich rechtzeitig auf diese Reformen vorbereiten. Die Einführung von elektronischen Rechnungen, die vereinfachte Registrierung und die neuen Plattformregelungen sind Chancen, aber auch Herausforderungen. Mit den richtigen Tools und einer proaktiven Vorbereitung können Unternehmen die neuen Regelungen erfolgreich umsetzen und von den vereinfachten Prozessen profitieren und auf die komplett neuen Zugänge der Finanzverwaltung vorbereitet sein.
