Elektronische Rechnung für innerstaatliche Geschäfte in Deutschland
Deutschland hat die Initiative der Europäischen Kommission vorgenommen und mit 01.01.2025 die E-Rechnungspflicht für innerstaatliche Leistungen in Deutschland eingeführt, mit großzügigen Übergangsfristen. Diese Neuerungen können auch Auswirkungen auf österreichische Unternehmen haben.
Deutschland möchte die Vorteile einer E-Rechnung für die innerstaatlichen Geschäfte nutzen. Ziel ist es, Prozesse im Rechnungswesen zu vereinfachen, Fehlerquoten zu reduzieren und die Überprüfbarkeit für die Verwaltung wesentlich zu verbessern. Man geht davon aus, dass die Effizienz für alle beteiligten Stakeholder – Lieferanten, Leistungsempfänger, Informationsempfänger sowie den Staat – signifikant gesteigert wird. Allerdings stellt die Einführung die Unternehmen vor große Herausforderungen und es wird einige Zeit dauern, bis sich alle Beteiligten an die neuen Gegebenheiten angepasst haben und entsprechenden Nutzen ziehen können.
E-Rechnungen
Eine E-Rechnung liegt vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine medienbruchfreie elektronischen Verarbeitung ermöglicht. Diese E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Zu den zulässigen Formaten gehören unter anderem XML-basierte Standards wie ZUGFeRD und XRechnungen.
Sonstige Rechnungen
Alle Rechnungen, die nicht den oben angeführten Standards entsprechen, werden in der deutschen Gesetzgebung als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet. Dazu zählen Rechnungen auf Papier sowie PDF-Rechnungen. Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen (bis EUR 250 brutto) dürfen weiterhin als „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden. Auf bestimmte steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr 8 bis 29 dUStG findet die E-Rechnungspflicht keine Anwendung, und es dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
Private Endverbraucher
Die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen gilt für die Abrechnung von Leistungen zwischen Unternehmer (B2B). Private Endverbraucher sind von der E-Rechnung nicht betroffen. Auch die europäische Kommission hat eine Initiative unter dem Namen „VAT in the Digital Age“ – abgekürzt ViDA – gestartet, die darauf abzielt, das Mehrwertsteuersystem zu digitalisieren und den Steuerbetrug zu reduzieren. Auch davon sind private Endverbraucher nicht betroffen.
Innerstaatlich B2B
Diese Verpflichtung zur E-Rechnung gilt ausschließlich für in Deutschland steuerbare B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern. Der Leistende und der Leistungsempfänger müssen für umsatzsteuerliche Zwecke in Deutschland ansässig („doppelte Ansässigkeit“) sein.
Deutsche Unternehmer
Grundsätzlich fallen alle deutschen Unternehmer unter diese Neuregelung. Auch ausländische Unternehmer, die über eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte in Deutschland verfügen, sind betroffen. Maßgeblich für das Vorliegen einer umsatzsteuerlichen Betriebsstätte in Deutschland ist die „feste Niederlassung“, die von einer ertragsteuerlichen Betriebstätte zu unterscheiden ist.
Feste Niederlassung
Eine feste Niederlassung liegt vor, wenn eine dauerhafte Einrichtung mit personeller Ausstattung gegeben ist, von der aus Unternehmer Leistungen autonom an Dritte erbringen kann oder über die er von Dritten erbrachte Leistungen in Anspruch nimmt. In der Praxis hat die bisherige Rechtsprechung noch viele Fragen offen gelassen und daher kommt es im Rahmen von Außenprüfungen immer wieder zu Diskussionen im Zusammenhang mit diesem Thema. Davon zu unterscheiden ist die Registrierung in Deutschland.
Registrierung in Deutschland
In der Praxis wird ausländischen Unternehmen, die über eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland verfügen, von ihren deutschen Lieferanten die Ansässigkeit im Inland unterstellt. Es besteht daher die Möglichkeit zur faktischen Verpflichtung vom deutschen Lieferanten zur Annahme der ausgestellten E-Rechnung mit Jahresbeginn 2025. Daraus ergibt sich das Problem, dass die Unternehmen nachweisen müssen, dass sie keine umsatzsteuerliche Betriebsstätte in Deutschland haben und daher nicht zur Annahme der E-Rechnung verpflichtet sind.
Annahmeverpflichtung
Seit dem 1.1.2025 besteht eine Annahmepflicht der neuen E-Rechnung für Unternehmer in Deutschland. In Österreich ist zuvor die Zustimmung des Empfängers erforderlich, auch Stillschweigen gilt als Zustimmung.
Übergangsregelung
Bis zum 31.12.2026 haben Unternehmer weiterhin die Möglichkeit für unter die E-Rechnungspflicht fallenden B2B-Inlandsumsätze „sonstigen Rechnungen“ zu verwenden. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis EUR 800.000 besteht diese Übergangsphase bis zum 31.12.2027.
Marktmacht deutscher Unternehmen
Grundsätzlich haben ausländische Unternehmer keine Verpflichtung E-Rechnungen auszustellen. In der Praxis werden jedoch auch österreichische Unternehmen von ihren deutschen Kunden verpflichtet, nur noch automatisch weiter verarbeitbare E-Rechnungen auszustellen. Die tatsächlichen Entwicklungen diesbezüglich sind abzuwarten und sind grundsätzlich eine Frage des Wettbewerbs.
TPA Tipp
Setzen Sie sich mit ihren deutschen Geschäftspartnern in Verbindung und besprechen Sie die Rechnungslegung, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Fazit
Deutschland hat als weiteres Land die elektronische Rechnungslegung für innerstaatliche Leistungen eingeführt. Viele Länder werden folgen. Innerhalb der EU soll für grenzüberschreitende B2B Leistungen verpflichtend die E-Rechnung und ein begleitendes Reporting mit Mitte 2030 eingeführt werden. Daher gehen wir davon aus, dass das gesamte B2B-Geschäft im gesamten Binnenmarkt bis 2035 auf elektronische Rechnungen umgestellt wird. Der Umstellungsprozess ist mit hohen Kosten und viel Ressourcen verbunden und bietet der Finanzverwaltung neue Prüfungsmöglichkeiten.
TPA Tipp
Beschäftigen sie sich frühzeitig mit den Umstellungen und prüfen Sie, wie Ihr Unternehmen Kosten einsparen und gleichzeitig einen höheren Nutzen ziehen kann. Die TPA Berater unterstützen Sie dabei gern.
