Gesellschafter-Geschäftsführer sind immer auch Personal-Chefs
Vom Arbeitszeitgesetz bis zur Lohndumping- Regelung
Geschäftsführer sind auch für personalspezifische Themen verantwortlich und haftbar, das betrifft beispielsweise die Lohndumping-Regelung oder die Einhaltung der Arbeitszeiten. Folgende Bestimmungen sollten von der Geschäftsführung unbedingt beachtet werden, raten die TPA Lohnverrechnungs-Experten!
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1. Abzugsverbote für Personalaufwand auf Unternehmensebene
Seit 1.3.2014 sind bestimmte Ausgaben für Mitarbeiter auf Unternehmensebene steuerlich nicht absetzbar. Das heißt, diese Ausgaben sind im Rahmen der Mehr-Weniger-Rechnung wieder hinzuzurechnen. Dazu zählt ein Bezug eines Mitarbeiters – konzernweit betrachtet – von mehr als EUR 500.000 pro Kalenderjahr; dieser Betrag ist bei unterjährigem Ein- bzw. Austritt zu aliquotieren.
Zu den Bezügen gehören neben dem reinen Gehalt insbesondere auch Sachbezüge (zB PKW, Dienstwohnung) oder Prämien. Nicht dazu zählen Lohnnebenkosten, Dienstgeberanteile zur Sozialversicherung oder die gesetzliche Abfertigung. Freiwillige Abfertigungen, die steuerlich nicht mit dem begünstigten Steuersatz von 6 % zu behandeln sind, unterliegen einem eigenen, zusätzlichen Abzugsverbot.
TPA Tipp zu freiwilligen Abfertigungen
Das bedeutet für die Praxis: Jene freiwilligen Abfertigungen, die nicht steuerbegünstigt sind, sollten in der Buchhaltung auf ein eigenes Konto gebucht werden, um am Jahresende die Kontrolle zu erleichtern.
2. Organ-Haftung für Geschäftsführer: Verantwortung übertragen
Der Geschäftsführer einer GmbH haftet für eine große Zahl an Verwaltungsübertretungen – darunter auch für Verstöße gegen das Arbeitnehmerschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz. Sind in einem Unternehmen mehrere Geschäftsführer eingetragen, so wird die Verwaltungsstrafe jedem einzelnen Geschäftsführer persönlich vorgeschrieben.
TPA Tipp für Geschäftsführer-Vertretung
Es besteht die Möglichkeit, dass die zur Vertretung nach außen berufenen Personen einen (oder mehrere) Geschäftsführer zum verantwortlichen Beauftragten für das gesamte Unternehmen oder für einen Unternehmensteil (zB Personal) bestellen. Eine solche Übertragung der verwaltungsstrafrechtlichen Verantwortung ist sinnvoll. Denn nach rechtswirksam erfolgter Bestellung kann nur noch der verantwortliche Beauftragte wegen Verwaltungsübertretungen in seinem Verantwortungsbereich bestraft werden, nicht aber der Geschäftsführer.
3. Auswege aus der Lohndumping-Falle
Vorsicht vor Unterentlohnung! Seit 1.1.2015 liegt nach dem Lohn- und Sozialdumping- Bekämpfungsgesetz eine strafbare Unterentlohnung in Österreich vor, wenn Geschäftsführer ihre Mitarbeitern nicht das kollektivvertragliche Mindestentgelt (inkl. Zuschlägen, Zulagen, Sonderzahlungen, Schnitte für Nichtleistungszeiten) bezahlen, das ihnen auf Grund ihrer ausgeübten Tätigkeit zusteht.
Ist Unterentlohnung in Österreich immer strafbar?
Nicht strafbar ist die Unterentlohnung, wenn die gesamte Differenz schon vor der Erhebung nachgezahlt wird. Aber auch wenn dies nicht erfolgt ist, weil man sich zB der Unterentlohnung gar nicht bewusst war, erfolgt unter bestimmten Bedingungen keine Anzeige: nämlich dann, wenn
- das zustehende Entgelt nur geringfügig unterschritten wird (nicht mehr als 10 %), oder
- das Verschulden des Arbeitgebers nur leicht fahrlässig ist, und
- dem Arbeitnehmer die Differenz auf das zustehende Entgelt innerhalb einer festgesetzten Frist nachbezahlt wird.
Personalverrechnung: Was ist bei einem IKS wichtig?
Wichtig ist auch hier ein funktionierendes internes Kontrollsystem – IKS zwischen der Personalabteilung und den anderen Unternehmensbereichen, das der Gesellschafter-Geschäftsführer regelmäßig im Blick hat. Entscheidend sind dabei insbesondere:
- Die Information an die Personalabteilung, wenn ein Mitarbeiter eine neue Tätigkeit oder Position übernimmt – so kann die Einstufung überprüft werden;
- Die Deckungsprüfung am Jahresende bei All-In-Gehältern auf Basis der tatsächlich erbrachten Überstunden;
- Die sorgfältige Einstufung bei Eintritt in das Dienstverhältnis bzw. nach erfolgter Weiterbildung, Zusatzqualifikation.
TPA Tipp gegen strafbare Unterentlohnung
Ein Personalverrechnungs-Check durch die TPA Experten kann Ihnen helfen, Gestaltungsmöglichkeiten und Entlohnungsfehler in Ihrer Lohnverrechnung aufzuzeigen und hohe Lohndumping-Strafen zu vermeiden.
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