Start-Ups: Was tun, wenn der erste Mitarbeiter an Bord kommt?
Tipps für Start-Ups: So stellen Sie Ihren ersten Mitarbeiter richtig ein!
Es ist soweit: Ihr Unternehmen wächst, und Ihre erste Mitarbeiterin oder Ihr erster Mitarbeiter wird aufgenommen. Ein Überblick zu den wichtigsten „To Dos“ für neue Arbeitgeber!
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1. Der Dienstvertrag für den ersten Mitarbeiter
Idealerweise noch vor dem Dienstantritt Ihres neuen Teammitglieds sollten Sie den Dienstvertrag aufsetzen, der dann vom Dienstgeber und vom Dienstnehmer unterzeichnet wird.
Im Dienstvertrag ist beispielsweise die Probezeit geregelt.
2. Gehalts-Einstufung
Sie sind nicht sicher, wie Ihr erster Mitarbeiter gehaltsmäßig einzustufen ist? Orientierung bietet der jeweils anzuwendende Kollektivvertrag entsprechend der Tätigkeit.
Bei der Höhe des Gehaltes werden üblicherweise auch Vordienstzeiten berücksichtigt, die der Dienstnehmer nachweisen muss.
- Auf der WKO-Seite finden Sie alle Kollektivverträge nach Branche
3. Entgelt: Was Sie über das Gehalt wissen müssen!
Das Gehalt bzw. der Lohn setzt sich aus dem Grundbezug und eventuell zusätzlich einer Überstundenpauschale zusammen.
4. Wichtig! Beitragskontonummer & Abgabenkontonummer
Beitragskontonummer beantragen
Noch bevor der erste Dienstnehmer seine Arbeit aufnimmt, muss der Arbeitgeber online bei der Österreichischen Gesundheitskasse eine Beitragskontonummer beantragen.
Die Beitragskontonummer ist für die korrekte und einfachen Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge, sowie An- und Abmeldungen von Mitarbeitern notwendig. Das Beantragen der Beitragskontonummer ist kostenlos.
Abgabenkontonummer beantragen
Ebenfalls zu beantragen ist eine Abgabenkontonummer für die Entrichtung der Kommunalsteuer, und zwar direkt bei der Gemeinde.
5. Was muss ich bei der Sozialversicherung machen?
Vor Dienstantritt des ersten Mitarbeiters im Unternehmen folgt dann die Anmeldung zur Sozialversicherung.
Welche Unterlagen der Dienstnehmerin / des Dienstnehmers werden gebraucht?
- Sozialversicherungsnummer (Kopie eCard)
- Bankverbindung (Kopie Bankkarte)
- Kopie Meldezettel
- Kopie Reisepass
Sowie eventuell:
- Pendlerpauschale (Antrag Pendlerrechner)
- Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag (AVAB/AEAB)
- Freibetrag laut Bescheid des Finanzamts
Achtung bei neuen Mitarbeitern!
- Ist der neue Mitarbeiter kein österreichischer Staatsbürger, so ist zu klären, ob er über eine gültige Beschäftigungsbewilligung verfügt.
- Die Beschäftigungsmeldung an das zuständige Arbeitsmarktservice (AMS) muss innerhalb von drei Tagen nach Dienstbeginn erfolgen, sonst ist der Mitarbeiter illegal beschäftigt.
6. Betriebliche Vorsorgekasse (BV-Kasse)
Die BV-Kasse veranlagt und verwaltet die Beiträge zur „Abfertigung Neu“.
Arbeitgeber müssen eine BV-Kasse auswählen und ihr beitreten. Die Liste finden Sie hier
7. Überweisung der Lohnabgaben
Lohnabgaben muss der Arbeitgeber bis spätestens 15. des Folgemonats an die Mitarbeiter leisten. Folgende Zahlungen sind fällig:
- Sozialversicherungsanstalt:
Sozialversicherungsbeiträge (SV-Beiträge), Betrieblicher Vorsorge Beitrag (BV-Beiträge) - Finanzamt:
Lohnsteuer (L), Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ) - Gemeinde:
Kommunalsteuer (KommSt), eventuell U-Bahnsteuer/Dienstgeberabgabe für Wien
8. Überweisung Nettobezug an Dienstnehmer
Die Überweisung des Nettobezuges an den Dienstnehmer ist jeweils am Monatsletzten fällig.
9. Arbeitszeitaufzeichnungen & Urlaubsaufzeichnungen
In den Arbeitszeitaufzeichnungen sind Beginn und Ende der Arbeitszeit wie auch Ruhepausen je Dienstnehmer und Monat aufzuzeichnen.
Auch der Urlaubsanspruch, -verbrauch und -saldo aller Dienstnehmer ist zu erfassen.
10. Sonstige Aufzeichnungen für Arbeitgeber
Wichtig für Unternehmer ist auch, weitere Aufzeichnungen zu führen, und zwar:
- Krankheits- und unfallbedingte Abwesenheiten (betrifft die Entgeltfortzahlungspflicht)
- Arbeitsunfälle: Meldung an die Allgemeine Unfallversicherungsanstalt (AUVA)
- Reisekosten (um die Dienstreisekostenentschädigung steuerfrei abrechnen zu können).
11. Erster Mitarbeiter: Förderungen
Nützen Sie auch Förderungen für erste Mitarbeiter, wie die des Arbeitsmarktservice (AMS) für die erste Arbeitskraft.
Die Beantragung muss bis spätestens sechs Wochen nach Beginn des Dienstverhältnisses erfolgen. Auch die Wirtschaftskammer (im Rahmen der Neugründungsförderung NeuFÖG) und das Austria Wirtschaftsservice (AWS) beraten und unterstützen Betriebe bei der Beschäftigung von Mitarbeitern.
Achtung!
Wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, können Sie die Förderung für den ersten Mitarbeiter nicht beantragen.
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